書類ボックスの私の使い方

昨日紹介した私の会社机なんですが、
最近導入したばかりの書類ボックスについて
説明いたします。

もともと導入した理由は、先輩社員の真似です（笑）

先輩社員は非常に仕事が出来る人で
優先順位だったり段取りだったり、とにかく効率的に
テキパキ仕事をこなし、更にミスが非常に少ない方です。
そんな先輩社員ですが、部署内で仕事の分担に
大きな変更があり、更に多くの担当を抱える事に
なったのです。

朝は結構早く来ますが、残業をせず定時退社を
モットーとしている先輩でして、より作業効率を
高めるために、書類ボックスを導入したんですよね。
「効率の鬼」のような人が導入したのだから
私も真似してみようかと（笑）

ただでさえ狭い机の上を更に狭くする事になりますが
もともと私はこの机の右側の場所に書類やら
ファイルやらを積み上げていたのです（笑）
退社する時は引き出しの中にしまい、
出社したら取り出して積み上げてました。
だから、書類ボックス置いたとしても、もともとの
作業スペース自体は変更がないのです。

このボックスには５段の引き出しがついてまして
それぞれ入れる書類を分類する事にしました。

　　１段目・・・当日中に処理
　　２段目・・・当週中に処理
　　３段目・・・期限はないが、とりあえず保管
　　４段目・・・更に保管。その後に廃棄
　　５段目・・・当週に処理済

まず「１段目」は非常に重要です。
必ず今日中に処理しなければ
いけない書類を入れます。
帰宅する時に空っぽになっていなければ
いけません。
また、明日処理しなければいけない書類を
１段目に入れてから退社するようにしています。

２段目はその名の通り、当週中に処理しなければ
いけない書類を入れます。
１段目と２段目は随時入れ替えしていく感じですね。

３段目と４段目は、期限が決まってなく、かといって
なんかで使う可能性がある書類を入れてます。
ファイルしたところで絶対に後で見る事は
ありません（笑）
ここも常にチェックして３段目から４段目に移し、
その後は廃棄といった流れです。

５段目は当週に処理した書類です。
この段はかなり重要な場所で、頻繁に
見返す場所です。
その週に処理する書類はだいたい４０枚ぐらいですが
私はそれをクリップで挟んで、机の上の棚に
並べています。
４週分まで残しておいて、５週目からは最初の１週分を
そのつど廃棄しています（月曜日の朝に実施）

ちなみに絶対に捨てる事のできない「神ファイル」は
同じく机の上の棚に立てかけております。

書類の管理に関しては、やはり野口先生の
「超整理法」である棚を使った押し出しファイリングが
最も優れていると思いますが、私の仕事内容に
あてはめてみると、今のところ、このボックスを使った
やり方でうまくいってます。
ただ、考え方に関しては「超整理法」からかなりの
影響を受けてますね。
押し出しファイリングは、棚の一番手前に今使ってる
書類ファイルを並べ、使わないファイルが
どんどん押し出されていくようになるのですが、
私の書類ボックスにおいても３段目と４段目が
それに該当しますね。

とにかく一番のポイントは、
いかにこの書類ボックスを空っぽにできるか、
という事です。
手帳術と同じです。
究極の手帳術はスケジュール欄を「白紙」に
する事です。
どれだけ自由時間を確保するかが重要なんです。

この手の書類ボックスの一番怖いのが、
ただの物置と化してしまう事です。
そうならない為にも、たえず中身を確認し
風通しをよくし、空っぽになるよう
頑張りたいと思います（笑）